Hoppa till huvudinnehållet
OrgpulsKom igång
Säkerhet och dataskydd

Anonymitet som inte hänger på att någon håller ett löfte

Ingen kan se vem som har svarat vad – inte heller ni. Det är inbyggt i hur svaren lagras, inte i en rutin som någon måste följa. Därför kan de anställda svara ärligt.

Vad vi lagrar, och vad vi inte lagrar

I personalregistret lagrar vi namn, e-post och grupp för varje anställd. Hämtar ni anställda från Microsoft Entra ID lagras också personens objekt-ID i katalogen. Själva svaret hamnar i en tabell som inte har någon kolumn som skulle kunna hålla en koppling till en person. Raden visar omgången, gruppen och timmen svaret kom in – inte minuten.

Orgpuls känner igen inbjudningslänken på en kryptografisk kontrollsumma. Inbjudan minns att den har använts, så att du inte får någon påminnelse – men aldrig svaret. VD, avdelningschef och skyddsombud ser var och en det som rollen tillåter, men ingen vy, export eller databasfråga visar vad en namngiven person har svarat, inte heller för VD eller administratörer: uppgiften finns inte.

  1. InbjudanKänns igen på en kontrollsummaLänken slås upp på en kryptografisk kontrollsumma. Inbjudan minns bara att den har använts, så att du inte får någon påminnelse.
  2. SvaretLagras utan koppling till digRaden visar omgången, gruppen och timmen svaret kom in. Ingen kolumn kan hålla en koppling till en person.
  3. ResultatetVisas först när tillräckligt många har svaratSiffrorna visas per grupp, och bara när gruppen har minst lika många svar som tröskeln.

Färre än 5 svar ger ett streck – alltid

Ingen grupp visas förrän minst 5 har svarat. Databasen upprätthåller tröskeln: ni kan höja den upp till 10, men ingen kan sänka den under 5. Ju färre svar, desto lättare är det att känna igen vem som sa vad, och IMY anser att arbetsgivaren ska pröva om uppgifterna kan tas fram så att enskilda inte kan identifieras. En omgång behåller den tröskel den startade med, så en lägre tröskel öppnar aldrig tidigare omgångar. Skulle siffrorna för de andra grupperna avslöja en dold grupp, döljer Orgpuls en grupp till, så att ingen kan räkna sig fram.

  1. Minst 5 svarGolvet och standardIngen grupp visas med färre svar. Ingen kan sänka tröskeln under 5.
  2. 6 till 9 svarErt valHöj tröskeln om era grupper är stora. En omgång behåller den tröskel den startade med.
  3. Upp till 10 svarHögsta tröskelNi kan höja tröskeln. Ju fler svar per grupp, desto svårare är det att känna igen vem som sa vad.

Kommentarer och samtal förblir anonyma

En kommentar visas bara när gruppen den kommer från har tillräckligt många svar, och gruppen följer aldrig med kommentaren. Den som skrev får en privat nyckel till samtalet; databasen sparar bara en kontrollsumma av den. Vill en chef prata direkt kan chefen be om det – men bara den anställda kan ge sig till känna, genom att skriva från sin egen e-post.

Grunden är normalt rättslig förpliktelse, inte samtycke

Behandlingen bygger normalt på rättslig förpliktelse: GDPR artikel 6.1 c och dataskyddslagen 2 kap. 1 §, med arbetsmiljölagen (AML) 3 kap. 2 a § och AFS 2023:1 11 § som skyldigheten. För en offentlig arbetsgivare kan grunden i stället vara allmänt intresse (artikel 6.1 e). Det är arbetsgivaren, som personuppgiftsansvarig, som bestämmer grunden. Enligt IMY kan en arbetsgivare normalt inte använda samtycke, eftersom anställda är i beroendeställning, så samtycke används inte. Frågorna är utformade för att inte samla in hälsouppgifter, som är känsliga personuppgifter (GDPR artikel 9), och svar om våld, hot och kränkande särbehandling visas bara som antal.

Lagrat i EU och inte delat vidare

  • Vi lagrar uppgifterna på servrar i EU (Frankfurt), under GDPR
  • Vi delar inte svaren med tredje part och använder inga svar för att träna AI-modeller
  • Ett enskilt svar kan inte tas fram eller raderas för sig, eftersom det inte kan kopplas till en person (GDPR artikel 11)

Personuppgiftsbiträdesavtalet finns i Orgpuls

Ni är personuppgiftsansvariga och Orgpuls personuppgiftsbiträde, enligt GDPR artikel 28. VD läser och undertecknar avtalet under Inställningar, och kan skriva ut det eller spara det som PDF. Vi använder tre underbiträden: Supabase (databas och inloggning, Frankfurt), Vercel (drift, Frankfurt) och Brevo (e-post), och ett fjärde för organisationer som skickar mätningen i Teams: Microsoft (Azure Bot Service, EU).

Frågor ni bör ställa till varje leverantör

Anonymitet är lätt att lova och svårt att bevisa. Ställ de här frågorna – till oss och till andra:

  • Finns det någon kolumn eller logg som kan koppla ett svar till en person – även för administratörer?
  • Hur stor måste en grupp vara innan den visas, och vem kan sänka gränsen?
  • Kan en dold grupp räknas fram ur totalen och de andra grupperna?
  • Följer gruppen med när en kommentar visas?
  • Var lagras uppgifterna, och vilka underbiträden används?
  • Används svaren till något annat, till exempel för att träna AI-modeller?

Läs mer i IMY:s vägledning om grundläggande principer när arbetsgivare behandlar personuppgifter.

Frågor vi ofta får
Nej. Svaret lagras i en tabell som inte har någon kolumn som kan koppla det till en person. Ingen vy, export eller databasfråga visar vad en namngiven person har svarat, inte heller för VD eller administratörer.