Vad kräver lagen av arbetet med organisatorisk och social arbetsmiljö (OSA)?
Arbetsgivaren ska systematiskt planera, leda och kontrollera verksamheten så att arbetsmiljön uppfyller kraven på en god arbetsmiljö (arbetsmiljölagen 3 kap. 2 a §). Det gäller också de organisatoriska och sociala förhållandena: arbetsgivaren ska regelbundet undersöka dem, bedöma riskerna, genomföra åtgärder och följa upp arbetet varje år (AFS 2023:1). Kraven på den organisatoriska och sociala arbetsmiljön står i AFS 2023:2 2 kap., som den 1 januari 2025 ersatte AFS 2015:4. Arbetstagarna och skyddsombuden ska få medverka. Varken lagen eller föreskrifterna kräver en enkät, men riskbedömningen ska alltid dokumenteras skriftligt.
Vad lagen kräver – fyra steg
Grunden står i arbetsmiljölagen 3 kap. 2 a §: arbetsgivaren ska «systematiskt planera, leda och kontrollera verksamheten på ett sätt som leder till att arbetsmiljön uppfyller föreskrivna krav på en god arbetsmiljö», och «fortlöpande undersöka riskerna i verksamheten och vidta de åtgärder som föranleds av detta». Hur det ska gå till står i Arbetsmiljöverkets föreskrifter AFS 2023:1 om systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM). Enligt 5 § ska arbetet omfatta «alla fysiska, organisatoriska och sociala förhållanden som har betydelse för arbetsmiljön». Föreskrifterna gäller sedan den 1 januari 2025.
Med medverkan av arbetstagarna och skyddsombuden
- 1UndersökaAFS 2023:1 11 §Undersök arbetsmiljöförhållandena regelbundet, också de organisatoriska och sociala, och när ändringar planeras.
- 2Bedöma riskernaAFS 2023:1 11 §Bedöm riskerna för ohälsa och olycksfall. Skriv alltid ned vilka riskerna är och om de är allvarliga.
- 3ÅtgärdaAFS 2023:1 13 §Genomför de åtgärder som behövs. Det som inte görs direkt skrivs in i en handlingsplan, med när och vem.
- 4Kontrollera och följa uppAFS 2023:1 13–14 §§Kontrollera de åtgärder som har genomförts, och följ upp hela arbetsmiljöarbetet varje år.
Kartläggningen av arbetsmiljön är en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet, inte ett eget projekt. AFS 2023:1 kräver också bland annat en arbetsmiljöpolicy (7 §), rutiner för när och hur arbetet görs (8 §), en uppgiftsfördelning (9 §), tillräckliga kunskaper om arbetet och riskerna (10 §), utredning när någon drabbas av ohälsa eller olycksfall eller ett allvarligt tillbud inträffar (12 §), och företagshälsovård eller annan sakkunnig hjälp utifrån när den egna kompetensen inte räcker (15 §). Den organisatoriska och sociala arbetsmiljön hör hemma i samma system.
Områdena i AFS 2023:2
AFS 2023:2 2 kap. räknar inte upp faktorer som ska mätas. Det ställer krav inom några områden och beskriver vad den organisatoriska och sociala arbetsmiljön består av: ledning och styrning, kommunikation, delaktighet, handlingsutrymme, fördelning av arbetsuppgifter samt krav, resurser och ansvar, och socialt samspel, samarbete och socialt stöd från chefer och kollegor (2 kap. 3 §). Vanliga enkätbegrepp som rollklarhet och erkänsla står inte i texten med de orden. Undersökningen ska omfatta de förhållanden som har betydelse för arbetsmiljön hos er (AFS 2023:1 5 §).
- Arbetsbelastning och återhämtning
- BestämmelseAFS 2023:2 2 kap. 3 och 6 §§
- Vad som krävsResurserna ska anpassas till kraven i arbetet. Obalansen blir ohälsosam om den är långvarig och möjligheterna till återhämtning är otillräckliga.
- Uppgifter, resultat och prioriteringar
- Bestämmelse2 kap. 7 §
- Vad som krävsArbetstagarna ska veta vilka uppgifter de ska utföra, vilket resultat som ska uppnås och vad som ska prioriteras när tiden inte räcker.
- Befogenheter
- Bestämmelse2 kap. 7 §
- Vad som krävsArbetstagarna ska känna till vilka befogenheter de har i sitt arbete.
- Hjälp och stöd i arbetet
- Bestämmelse2 kap. 7 § punkt 5
- Vad som krävsArbetstagarna ska veta vem de kan vända sig till för att få hjälp och stöd att utföra arbetet.
- Socialt stöd, samarbete och kommunikation
- Bestämmelse2 kap. 3 §
- Vad som krävsIngår i definitionerna: socialt samspel, samarbete och socialt stöd från chefer och kollegor, och kommunikation.
- Handlingsutrymme och delaktighet
- Bestämmelse2 kap. 3 § · AML 2 kap. 1 §
- Vad som krävsArbetstagaren ska ges möjlighet att medverka i utformningen av sin egen arbetssituation.
- Starkt psykiskt påfrestande arbete
- Bestämmelse2 kap. 8 §
- Vad som krävsÅtgärder så att starkt psykiskt påfrestande arbetsuppgifter och arbetssituationer inte leder till ohälsa.
- Arbetstidens förläggning
- Bestämmelse2 kap. 9 §
- Vad som krävsÅtgärder så att arbetstidens förläggning inte leder till ohälsa.
- Kränkande särbehandling
- Bestämmelse2 kap. 10–11 §§
- Vad som krävsKlargöra att det inte accepteras, motverka förhållanden som kan ge upphov till det, och ha rutiner som alla känner till.
- Chefernas kunskaper
- Bestämmelse2 kap. 4 §
- Vad som krävsChefer och arbetsledare ska veta hur man förebygger och hanterar ohälsosam arbetsbelastning och kränkande särbehandling.
- Mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön
- Bestämmelse2 kap. 5 §
- Vad som krävsMål som främjar hälsa, framtagna med arbetstagarnas medverkan. Skriftliga från tio arbetstagare.
| Område | Bestämmelse | Vad som krävs |
|---|---|---|
| Arbetsbelastning och återhämtning | AFS 2023:2 2 kap. 3 och 6 §§ | Resurserna ska anpassas till kraven i arbetet. Obalansen blir ohälsosam om den är långvarig och möjligheterna till återhämtning är otillräckliga. |
| Uppgifter, resultat och prioriteringar | 2 kap. 7 § | Arbetstagarna ska veta vilka uppgifter de ska utföra, vilket resultat som ska uppnås och vad som ska prioriteras när tiden inte räcker. |
| Befogenheter | 2 kap. 7 § | Arbetstagarna ska känna till vilka befogenheter de har i sitt arbete. |
| Hjälp och stöd i arbetet | 2 kap. 7 § punkt 5 | Arbetstagarna ska veta vem de kan vända sig till för att få hjälp och stöd att utföra arbetet. |
| Socialt stöd, samarbete och kommunikation | 2 kap. 3 § | Ingår i definitionerna: socialt samspel, samarbete och socialt stöd från chefer och kollegor, och kommunikation. |
| Handlingsutrymme och delaktighet | 2 kap. 3 § · AML 2 kap. 1 § | Arbetstagaren ska ges möjlighet att medverka i utformningen av sin egen arbetssituation. |
| Starkt psykiskt påfrestande arbete | 2 kap. 8 § | Åtgärder så att starkt psykiskt påfrestande arbetsuppgifter och arbetssituationer inte leder till ohälsa. |
| Arbetstidens förläggning | 2 kap. 9 § | Åtgärder så att arbetstidens förläggning inte leder till ohälsa. |
| Kränkande särbehandling | 2 kap. 10–11 §§ | Klargöra att det inte accepteras, motverka förhållanden som kan ge upphov till det, och ha rutiner som alla känner till. |
| Chefernas kunskaper | 2 kap. 4 § | Chefer och arbetsledare ska veta hur man förebygger och hanterar ohälsosam arbetsbelastning och kränkande särbehandling. |
| Mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön | 2 kap. 5 § | Mål som främjar hälsa, framtagna med arbetstagarnas medverkan. Skriftliga från tio arbetstagare. |
Våld och hot om våld har ett eget kapitel i AFS 2023:2 (5 kap.), med krav på att förebygga risker, ha särskilda säkerhetsrutiner, ge särskilt stöd och handledning och utreda och dokumentera tillbud och händelser. Trakasserier med samband med en diskrimineringsgrund och sexuella trakasserier regleras dessutom i diskrimineringslagen: arbetsgivaren ska ha riktlinjer och rutiner för att förhindra dem (3 kap. 6 §) och utreda när en arbetstagare anser sig ha blivit utsatt i samband med arbetet (2 kap. 3 §). Där har Diskrimineringsombudsmannen tillsynen.
AFS 2023:2 2 kap., paragraf för paragraf
- 1977ArbetsmiljölagenLagen (1977:1160) är grunden. I dag kräver den en god arbetsmiljö (2 kap. 1 §) och systematiskt arbetsmiljöarbete (3 kap. 2 a §).
- 2015AFS 2015:4Arbetsmiljöverkets föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö.
- 1 januari 2025AFS 2023:1 och AFS 2023:2 gällerAFS 2023:2 ersätter AFS 2015:4, och AFS 2023:1 ersätter AFS 2001:1. Kraven på OSA står nu i AFS 2023:2 2 kap.
Kapitlet heter «Organisatorisk och social arbetsmiljö» och har elva paragrafer. 1–3 §§ anger när kapitlet gäller, vem det riktar sig till och vad begreppen betyder: arbetsgivaren ansvarar för att bestämmelserna följs (2 §). Kraven står i 4–11 §§:
Föreskrifterna finns i sin helhet hos Arbetsmiljöverket: AFS 2023:1 om systematiskt arbetsmiljöarbete och AFS 2023:2 om planering och organisering av arbetsmiljöarbete. Där står också de allmänna råden, som ger vägledning men inte är bindande.
Vem som ska vara med
- SkyddsombudetUtses på arbetsställen med minst fem arbetstagare, av det lokala facket som är eller brukar vara bundet av kollektivavtal, annars av arbetstagarna – inte av arbetsgivaren (AML 6 kap. 2 §). Vakar över att arbetsgivaren uppfyller 3 kap. 2 a § och deltar när handlingsplaner upprättas (6 kap. 4 §).
- SkyddskommitténSka finnas på arbetsställen med minst femtio arbetstagare, och på mindre om arbetstagarna begär det (AML 6 kap. 8 §). Deltar i planeringen av arbetsmiljöarbetet och behandlar bland annat handlingsplaner (6 kap. 9 §).
- ArbetstagarnaSka få möjlighet att medverka i det systematiska arbetsmiljöarbetet (AFS 2023:1 6 §) och i arbetet med målen (AFS 2023:2 2 kap. 5 §). De ska själva medverka i arbetsmiljöarbetet (AML 3 kap. 4 §).
Vad som ska dokumenteras
Riskbedömningen ska alltid dokumenteras skriftligt, oavsett hur många ni är: «Av dokumentationen ska det framgå vilka riskerna är, och om de är allvarliga» (AFS 2023:1 11 §). Åtgärder som inte genomförs direkt skrivs in i en handlingsplan med när och vem (13 §). Med tio eller fler arbetstagare – räknat i hela verksamheten, inte per arbetsställe – ska också arbetsmiljöpolicyn, rutinerna, uppgiftsfördelningen, resultatet av den årliga uppföljningen och målen för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön vara skriftliga (AFS 2023:1 7, 8, 9 och 14 §§; AFS 2023:2 2 kap. 5 §). Sammantaget bör dokumentationen visa:
- vad som undersöktes, när och hur
- att arbetstagarna och skyddsombudet fick medverka
- vilka riskerna är och om de är allvarliga, för varje område och grupp
- vilka åtgärder som valdes, när de ska vara genomförda och vem som ser till det
- kontrollen: om åtgärderna fungerade
Vad som händer om kraven inte följs
Arbetsmiljöverket utövar tillsyn över att arbetsmiljölagen och föreskrifterna följs (AML 7 kap. 1 §), och ska ges tillträde till arbetsstället för det (7 kap. 5 §). Riskbedömningen och handlingsplanen ska finnas hos er, och Arbetsmiljöverket har rätt att efter anfordran få de handlingar som behövs för tillsynen (7 kap. 3 §). Brister kan leda till ett föreläggande eller förbud, som får förenas med vite (7 kap. 7 §).
Så kan en brist leda till ett beslut, steg för steg:
- Skyddsombudets begäranAML 6 kap. 6 a §Skyddsombudet begär åtgärder av arbetsgivaren, som ska lämna besked utan dröjsmål. Annars prövar Arbetsmiljöverket saken på ombudets begäran.
- Begäran om handlingarAML 7 kap. 3 §Arbetsmiljöverket kan kräva de upplysningar och handlingar som behövs för tillsynen, till exempel riskbedömningen och handlingsplanen.
- Föreläggande eller förbudAML 7 kap. 7 §Arbetsmiljöverket kan besluta de förelägganden eller förbud som behövs för att lagen och föreskrifterna ska följas.
- ViteAML 7 kap. 7 §Ett beslut om föreläggande eller förbud får förenas med vite, så att det kostar att inte följa det.
Vid en inspektion är det dokumentationen som visar vad ni har gjort. En undersökning som är riskbedömd, åtgärdad och uppföljd – och som finns skriftligt i riskbedömningen, handlingsplanen och den årliga uppföljningen – är därför också det bästa svaret när Arbetsmiljöverket frågar.
Läs mer om skyddsombudets roll och om vad som gäller för små företag. Lagtexten finns hos riksdagen: arbetsmiljölagen (1977:1160).